Der Wert einer externen Überprüfung Ihrer GDPR-Compliance-Praktiken
Die Einhaltung von Vorschriften ist ein heikles Thema, und das gilt besonders für das Flaggschiff der EU-Datenschutzgesetze, die DSGVO. Mit 261 Seiten, 99 einzelnen Artikeln, 7 Grundsätzen für die Datenverarbeitung und hohen Bußgeldern, die bei Verstößen drohen, ist das Risiko der Nichteinhaltung zu hoch. Interne Teams, die mit der Überwachung der GDPR-Compliance betraut sind, könnten aufgrund von Einschränkungen wie Vertrautheit, Ressourcenbeschränkungen oder mangelndem Fachwissen mehrere kritische Aspekte übersehen. Deshalb kann eine externe Überprüfung Ihrer GDPR-Compliance so wertvoll sein.
GDPR-Bußgelder in Rekordhöhe
Um zu verdeutlichen, warum ein internes Compliance-Management für die DSGVO allein möglicherweise nicht ausreicht, sollte man sich vor Augen führen, wie viele Unternehmen regelmäßig gegen die Vorschriften verstoßen. Die Statistiken zeigen, dass die GDPR-Bußgelder allein einen Rekordwert von 2,1 Milliarden Euro erreicht haben, wobei Organisationen aller Größen regelmäßig gegen die Vorschriften verstoßen. Natürlich stammen einige der höheren Bußgelder von großen Technologieunternehmen, die die Vorschriften eklatant missachten, weil sie solche Kosten auffangen können, aber es gibt immer noch viele Fälle von vermeidbaren Verstößen, die kleinere Unternehmen viel Geld kosten.
Einige der Gründe für die anhaltenden Schwierigkeiten bei der Einhaltung der DSGVO sind:
- Probleme bei der Datenzuordnung und unvollständige oder veraltete Datenübersichten, was dazu führt, dass interne Teams Schatten-IT-Systeme oder inoffizielle Datenspeicher mit personenbezogenen und ungeschützten Daten übersehen.
- Interne Teams sind möglicherweise nicht in der Lage, die Einhaltung der DSGVO bei Drittanbietern vollständig zu bewerten oder wissen nicht, wie sie dies tun sollen, was zu Geldstrafen und Rufschädigung durch Verstöße Dritter führen kann.
- Interne Prozesse für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Daten (DSARs), das Recht auf Vergessenwerden und die Datenübertragbarkeit könnten ineffizient oder unvollständig sein.
- Interne Teams verfügen möglicherweise über veraltete oder unzureichende Notfallpläne, oder sie testen diese Pläne nicht regelmäßig. (Verspätete oder falsch gehandhabte Benachrichtigungen über Datenschutzverletzungen können die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen verschlimmern und zu höheren Geldstrafen führen).
- Schulungsprogramme zur Einhaltung der Vorschriften sind möglicherweise sporadisch oder oberflächlich und schaffen keine Kultur des Datenschutzbewusstseins. Mitarbeiter könnten durch Nachlässigkeit oder mangelndes Verständnis der GDPR-Anforderungen versehentlich Datenverletzungen verursachen.
- Rasche technologische Veränderungen, wie KI und Big-Data-Analysen, können die Fähigkeit Ihres internen Teams übersteigen, die GDPR-Praktiken entsprechend anzupassen. Ein Missverhältnis zwischen dem Einsatz von Technologie und der Einhaltung der DSGVO kann leicht zu unzulässigen Datenverarbeitungsaktivitäten führen.
Wie externe GDPR-Überprüfungen Ihrem Unternehmen zugute kommen
Die Beauftragung eines externen Unternehmens, das sich sowohl mit den GDPR-Praktiken als auch mit robuster Cybersicherheit auskennt, kann das Risiko empfindlicher Strafen für die Einhaltung der Vorschriften erheblich verringern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Sie von externen GDPR-Überprüfungen erwarten können.
Fachwissen und Erfahrung
Drittanbieter von Cybersicherheitslösungen kennen die komplizierten Anforderungen der DSGVO genau und sind mit den Feinheiten dieser komplexen Verordnung bestens vertraut. Ein externes Unternehmen kann Ihnen dabei helfen sicherzustellen, dass Sie alle Rechte der betroffenen Personen, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung, ordnungsgemäß wahrnehmen. Sie können auch von einer detaillierten Anleitung zur Einrichtung effizienter Prozesse für die Bearbeitung von Auskunftsersuchen der betroffenen Personen (DSARs) profitieren – ein Teil der DSGVO, mit dem viele Unternehmen Schwierigkeiten haben.
Dank ihrer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Organisationen aus unterschiedlichen Branchen können die externen Prüfer außerdem bewährte Verfahren anwenden, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten sind. Auf der Grundlage ihrer Erfahrung können sie Best Practices für die Verwaltung von Richtlinien zur Datenaufbewahrung und -vernichtung empfehlen, die in ähnlichen Branchen wie der Ihres Unternehmens besonders effektiv sind, was die Einhaltung der Vorschriften und die Effizienz verbessert.
Es ist auch wichtig, auf die gezielte Expertise hinzuweisen, die diese externen Prüfungen mit sich bringen. Externe Prüfer konzentrieren sich ausschließlich auf die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften, während interne Teams diese Aufgabe in der Regel mit anderen Aufgaben jonglieren müssen. Dies kann zu Verzögerungen führen, wenn die internen Teams anderen dringenden Angelegenheiten Vorrang einräumen müssen. Je länger Sie die Überprüfung auf die lange Bank schieben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwaige Verstöße gegen die Vorschriften nicht behoben werden.
Objektivität
Externe Prüfer bieten eine unvoreingenommene Bewertung der bestehenden Praktiken zur Einhaltung der DSGVO in Ihrem Unternehmen. Diese Überprüfungen durch Dritte erfolgen ohne Beeinflussung durch interne Politik oder Vorurteile. Häufig sind Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften auf den Widerstand gegen Veränderungen zurückzuführen, der durch subjektive Voreingenommenheit und Vorurteile verursacht wird.
So könnte sich beispielsweise ein Vertriebsteam, das es gewohnt ist, umfangreiche Aufzeichnungen zu führen, gegen die Einführung von Verfahren zur Datenminimierung sträuben. Sie könnten argumentieren, dass die Aufbewahrung von detaillierten Aufzeichnungen für ihre Arbeit unerlässlich ist, aber diese Voreingenommenheit könnte dazu führen, dass Sie die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung in Bezug auf Datenminimierung und Zweckbindung nicht erfüllen.
Externe Unternehmen bieten unparteiische Bewertungen Ihrer DSGVO-Praktiken, die frei von solchen internen Vorurteilen und Interessenkonflikten sind. Die ausschließliche Konzentration auf regulatorische Standards und bewährte Verfahren und nicht die Beeinträchtigung durch interne Dynamiken bietet die nötige Objektivität, um eine strenge Einhaltung zu gewährleisten.
Stärkeres Bewusstsein der Mitarbeiter
Die Einhaltung von Gesetzen ist eine unternehmensweite, gemeinsame Aufgabe, die jeder mittragen und verstehen sollte. Ja, bestimmte Funktionen sind stärker in Ihre Compliance-Bemühungen involviert, aber jeder muss zumindest über dieses Gesetz und seine Bedeutung informiert sein.
Externe Prüfer können Umfragen und Interviews durchführen, um das Verständnis der Mitarbeiter für die DSGVO zu ermitteln. Die Überprüfung des Bekanntheitsgrads könnte ergeben, dass die Mitarbeiter an vorderster Front die korrekten Verfahren für den Umgang mit Anfragen von Betroffenen nicht kennen, was auf einen Bedarf an gezielteren Schulungen hinweisen würde. Ein externes Unternehmen könnte feststellen, dass die IT-Abteilung zwar strenge Datenschutzprotokolle befolgt, andere Abteilungen wie Marketing oder Personalabteilung jedoch nicht.
In diesem Zusammenhang könnte eine externe Prüfung ergeben, dass Ihr derzeitiges Schulungsprogramm zu allgemein gehalten ist und die spezifischen GDPR-Anforderungen für die verschiedenen Abteilungen nicht berücksichtigt. Sie können maßgeschneiderte Schulungen empfehlen, um diese Lücken zu schließen. So können beispielsweise maßgeschneiderte Schulungen für verschiedene Abteilungen dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter ihre spezifischen Aufgaben bei der Einhaltung der DSGVO verstehen und sich der besten Praktiken für den Datenschutz bewusst sind.
Verbessern Sie die Einhaltung der GDPR mit DIESEC
DIESECs Governance-, Risiko- und Compliance (GRC)-Dienstleistungen nutzen jahrelange Erfahrung, um maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, die den Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem Unternehmen verbessern. Durch die Integration von fortschrittlichen Risikobewertungen, kontinuierlicher Überwachung und maßgeschneiderten Schulungsprogrammen helfen wir Ihnen, die Einhaltung der GDPR zu verbessern und aufrechtzuerhalten. Dieser Ansatz mindert nicht nur die Risiken, sondern stellt auch sicher, dass die Compliance-Bemühungen effizient und effektiv genug sind, um eine starke Kultur des Datenschutzes und der Datensicherheit in einer zunehmend regulierten Welt zu fördern.